Zielgruppe des Systems

Alle Reisebüros mit touristischem Schwerpunkt (aber auch mit IATA, Firmendienst oder Eigenveranstaltungen). Die Abwicklung buchhalterischer Aufgaben soll aus Kosten- und Transparenzgründen zum überwiegenden Teil direkt im Reisebüro erfolgen.

Ziel und Nutzen des Systems

Wer heute erfolgreich sein will, muß schnell entscheiden. Dafür brauchen Sie zu jedem beliebigen Zeitpunkt aktuelle Daten. Und Sie brauchen Werkzeuge, die Ihre Daten auswerten und damit die Grundlage für Ihre Entscheidungen schaffen: Transparenz und Überblick.

TRASY ONLINE ist eine zeitgemäße und leistungsstarke Organisationslösung für Reisebüros. Das Produkt ermöglicht die umfassende Abwicklung nahezu aller Aufgaben, die in der Reisebüroverwaltung anfallen. Die Erfassung von Vorgängen, die Abwicklung der Kundenzahlungen, die Kontrolle und Eingabe von Eingangsrechnungen sowie Bankbelegen finden sich in der Buchhaltung automatisch wieder. Aussagekräftige Summen- und Saldenlisten können jederzeit auf Knopfdruck generiert werden, weil die Verarbeitung ihrer Daten in Ihrem Reisebüro stattfindet. Die Verwaltung sämtlicher Sachkonten, eine umfangreiche OP-Pflege, die Erstellung einer Gewinn- und Verlustrechnung (G.u.V.) und die parallele Verwaltung mehrerer Wirtschaftsjahre gehören bereits zur Grundausstattung von TRASY ONLINE. Mit den komfortablen Statistikfunktionen können Sie Ihre Umsätze hervorragend kontrollieren - und mit diesem Überblick Ihre Erlöse gezielt steuern. Genügend Raum für ergänzende Angaben ermöglicht Ihnen eine sehr individuelle Ansprache Ihres Kunden. Damit verfügen Sie über eine der Grundvoraussetzungen für eine aktive und erfolgreiche Kundenbindung.

Übersicht der Funktionen (Basisausstattung)

• Vorgangsverwaltung
• Kundenverwaltung
• Zahlungsverkehr
• Bankpflege
• Statistiken
• Jahresvergleiche
• Abstimmung
• Leistungsträgerrechnungskontrolle
• Mahnwesen
• Terminverwaltung
• Stammdatenpflege
• Texteditor
• Buchhaltung
• OP-Pflege
• G.u.V.

Das flexible System wächst mit Ihnen und paßt sich Ihrem Bedarf an, denn weitere Zusatzmodule können mit wenig Aufwand sofort oder später integriert werden.

Inhaltsbeschreibung (Kurzform)

Vorgangsverwaltung

Das Herzstück der TRASY Software. Die detaillierte Aufnahme von Vorgängen erlaubt Ihnen eine transparente Bearbeitung aller verkauften Reisen. Einmal erfaßte Daten können jederzeit nach unterschiedlichen Kriterien gesucht und zur weiteren Bearbeitung aufgerufen werden. Über jede Veränderung am Vorgang informiert Sie die im Hintergrund automatisch mitlaufende Historie. Die Option zum Ausdruck verschiedener Formulare ist integriert - mit dieser Funktion kann beispielsweise die Reisebestätigung auf Ihrem individuellen Geschäftspapier ausgedruckt werden.

TRASY ermöglicht Ihnen die fast papierlose Administration aller Reiseverkäufe, denn die leistungsfähige Vorgangsverwaltung bietet genügend Platz für wichtige Vermerke zum Kunden oder zum Vorgang.

Zahlungsverkehr

Die Erstellung eines übersichtlichen Kassenberichtes kostet Sie täglich nur noch einen Tastendruck. Die detaillierte Gegenüberstellung der Kassenbewegungen enthält alle Barzahlungen, unabhängig davon ob diese Einnahmen Vorgänge betreffen oder Betriebsausgaben (z.Bsp. für Porto) darstellen. Ihre Scheck- oder Kreditkarteneinnahmen werden nach einem ähnlichen Schema verwaltet. Zusätzlich zum Kassenabschluß generiert TRASY EASY dann den für Banken notwendigen Scheckeinreicher. Sämtliche Zahlungen, die per Banküberweisung geleistet wurden, können Sie komfortabel im System erfassen. Für die automatische Fakturierung von Vorgängen stehen umfangreiche Funktionen zur Verfügung.

Kundenverwaltung

In diesem Programmteil werden alle personenbezogenen Daten Ihrer Kunden erfaßt. Sie stehen danach im gesamten System zur Verfügung. Diverse Übersichten, wie zum Beispiel eine Kunden-oder Geburtstagsliste können bereits mit der Grundausstattung von TRASY ONLINE erzeugt werden. Sie entscheiden mit einem Knopfdruck, ob Sie die Daten als Liste, als Etiketten oder zur Übergabe an Ihr Textprogramm (z.B. zur Erzeugung von Serienbriefen) verwenden möchten. Mailingaktionen werden mit diesem Modul optimal unterstützt.

Je mehr Sie über Ihren Kunden wissen, desto besser können Sie ihn beraten. Mit dem ergänzenden Marketingmodul (optional) können Sie schnell auswerten, wohin Ihr Kunde im letzten Jahr gereist ist und ob er in diesem Jahr schon wieder gebucht hat. Mit diesem Wissen gestalten Sie konkrete Angebotsaktionen und aktive Kundenbindung.

Terminverwaltung

Um keine wichtigen Termine oder Fristen zu versäumen, ist das System mit einer komfortablen Terminverwaltung ausgestattet. Diese kann sich sowohl auf Vorgänge (Optionskontrolle etc.) als auch auf andere interne Termine beziehen. Sie ist vom einzelnen Mitarbeiter oder als Terminübersicht aller Beschäftigten abrufbar.

Ergänzt wird die Terminvorlage durch ein internes Nachrichtensystem, über das alle Mitarbeiter miteinander kommunizieren können.

Statistiken

Der Reisemarkt wird zunehmend schwieriger und zwingt die Reisebüros, noch gezielter als bisher zu verkaufen. Dafür brauchen Sie intelligente Werkzeuge, die Sie unterstützen. Mit der Statistikfunktion von TRASY besitzen Sie ein überlegenes Steuerungssystem zur Erlösoptimierung Ihres Unternehmens. Durch transparente Daten können Sie Ihre Verkäufe gezielt ausrichten, um damit bei möglichst vielen Leistungsträgern die Staffelprovisionen zu erreichen.

Zur Überwachung der Umsätze stehen umfangreiche und äußerst flexible Statistikfunktionen zu Ihrer Verfügung. Diese liefern schnell und aktuell Werte, die auf Ihren selbst erfaßten Daten basieren. Ihnen steht u.a. eine differenzierte Betrachtung aller Umsätze in Bezug auf das Buchungs- oder das Abreisedatum zur Verfügung. Neben den Standards können individuelle und jahresvergleichende Darstellungen aufgerufen werden. Sie wissen auf Knopfdruck, wann Sie bei welchen Leistungsträgern die Staffelgrenze erreichen. Das macht Sie unabhängiger, und Sie können die durch die Leistungsträger ermittelten Werte vergleichen und kontrollieren.

Leistungsträgerabrechnung

Ein weiterer, wesentlicher Faktor Ihres Unternehmenserfolges ist die Kontrolle der Eingangsrechnungen und der erzielten Erlöse aller verkauften Reisen.

Innerhalb dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit, jeden einzelnen Vorgang pro Leistungsträger zu überprüfen und auf den Punkt genau abzustimmen. Durch den direkten Vergleich zwischen Ver- und Einkauf kann sichergestellt werden, daß Sie keine Eingangsrechnung doppelt bezahlen oder auf eine Ihnen zustehende Provision verzichten müssen. Selbst bei Direktinkasso-Vorgängen weist das System deutlich auf fehlende Provisionsgutschriften des Leistungsträgers hin.

Mahnwesen

Das Mahnwesen erlaubt Ihnen einen rechtzeitigen Überblick ausstehender Kundenzahlungen und ein schnelles Erstellen eventuell notwendiger Zahlungserinnerungen und Mahnungen. Dabei werden bis zu vier Mahnstufen vom System verwaltet, deren Gesamtübersicht jederzeit am Bildschirm oder in Form einer Liste per Drucker abgerufen werden kann.

Offene Posten Buchhaltung

Transparenz und Überblick - zwei der wesentlichen Faktoren Ihres unternehmerischen Erfolges. Aus Sicht des Vertriebs erhalten Sie viele Werte bereits durch die TRASY Statistik. Unverzichtbar für Sie ist aber auch der Durchblick bei allen finanziellen Abläufen innerhalb Ihres Reisebüros. Ein hoher Grad an Automatisation und Komfort unterstützt Sie bei den umfangreichen Buchhaltungsfunktionen in TRASY ONLINE. Die in der Verwaltung eingegebenen Werte (Zahlungen, Eingangsrechnungen etc.) stehen quasi per Knopfdruck in der Buchhaltung und auf den entsprechenden Konten zur Verfügung. Die parallele Verwaltung mehrerer Wirtschaftsjahre, eine stets aktuelle Summen- und Saldenliste, die OP Pflege von Kunden und Leistungsträgern, der Einzelkontendruck und eine permanent verfügbare Gewinn- und Verlustrechnung sind nur einige der wesentlichen Leistungsmerkmale. Der besondere Vorteil dieser integrierten Systemkomponente: Direkt aus der Buchhaltung können Sie jederzeit per Tastendruck auf den zu einem Buchungssatz gehörenden Vorgang bzw. Beleg zugreifen. Das spart Zeit und schafft Übersichtlichkeit im Belegwesen.

Stammdatenpflege

Erst die Einrichtung der Stammdaten macht aus dem Standardprodukt TRASY Ihre individuelle Organisationslösung. Dabei werden dem System die unternehmensspezifischen Parameter übergeben. Dazu gehören u.a. der verwendete Kontenrahmen für die Buchhaltung, der Leistungsträgerstamm, die statistischen Kürzel etc. Je genauer und differenzierter diese Daten eingerichtet werden, um so besser können Sie mit dem System arbeiten und umso aussagekräftiger sind die Ergebnisse des Systems.

Die Einrichtung der Stammdaten wird durch einen B.L.S. Mitarbeiter vor Ort unterstützt. Der Termin erfolgt nach Absprache mit Ihnen.

Optionale Erweiterungsmöglichkeiten durch zusätzliche Module

• TRASY MARKETING,
  Auswertung der Kunden und Vorgangsdaten für Werbezwecke
• TRASY USTVA,
  Umsatzsteuerverprobung zur Vorbereitung der Umsatzsteuervoranmeldung
• TRASY EB Werte,
  automatische Übernahme der Salden beim Jahreswechsel
• TRASY BSP,
  automatisierte Abstimmung der BSP Abrechnung mit Diskettenschnittstelle
• TRASY PCS,
  Datenübernahme aus dem START TOMA und AMADEUS Verfahren
• TRASY MERLIN,
  Datenübernahme der touristischen Buchungsdaten aus MERLIN